【例文あり】エントリーシートをメールで送るときのマナーやポイントを解説！

近年では、就活の選考で使用するエントリーシートや履歴書をメールで受け付ける企業が増えてきています。しかし、合否を左右する大切な書類を企業にメールするにあたって、初めは戸惑ってしまうことも多いでしょう。

この記事では、企業へメールを送る際の基本的マナーやポイント、ファイル添付の仕方などを解説します。採用担当者に好印象を持ってもらうためにも、しっかりと学んでからエントリーしてください。

エントリーシートについて詳しく知りたい方は、「エントリーシートの書き方は?基本のマナーから選考突破のポイントがすべてわかる!」も参考にしてください。

ES作成のコツと注意点を相談する

自分の価値観とあった企業に出会える！26卒のスカウト登録はこちら

エントリーシートをメールで送る時のポイント

エントリーシートをメールで送る際は、メールの本文に「宛先・宛名」を記載し、名乗ってから「用件」を手短に述べ、最後に締めの文を入れて「署名」を記載します。

下記でそれぞれのポイントを詳しく説明しているので、メールを送付する際に役立ててください。

件名

メールでエントリーシートを企業に送付する際は、件名に必ず用件と大学名、氏名を入れます。

「【エントリーシートの送付】（△△大学　就活花子）」など分かりやすく簡潔にするのがポイント。

企業には毎日多数のメールが届くので、件名のタイトルが不明瞭だとメールを開いてくれない可能性もあります。一目見てメールの内容が把握できるよう、分かりやすい件名にしましょう。

メールの件名については、「就活メールの件名の書き方を解説！【例文付き】」も参考にしてください。

宛先・宛名

宛名の企業名は「△△株式会社　人事部　△△様」のように正式名称で社名を書き、改行して部署名と担当者名をフルネームで記載します。敬称は会社や部署宛なら「御中」、個人宛なら「様」を使用するのがマナー。

なお、担当者名が分からないときは、「採用ご担当者様」で問題ありません。

詳しくは「メールで「御中」は使う？事務局や係宛てのときは？正しい書き方を解説」の記事も参考にしてください。

用件・本文

エントリーシートをメールで提出する際は、冒頭で「お世話になっております。△△大学△△学部△△学科の△△です」のように、本文に入る前に挨拶の一文を入れましょう。

用件は長くなりすぎず、簡潔にまとめるのがポイント。メールの最後は、「お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願い申し上げます」といった締めの文でまとめます。

署名

締めの文の後に、氏名、大学名・学部名・学科名・学年、電話番号、メールアドレスを記載します。名前や学部名には、必要に応じてふりがなを振っておくと相手にも読みやすくなるでしょう。

本文と署名が区別しやすくなるよう、以下のように「-」（ハイフン）などを使って線を引くのもおすすめです。

メールのビジネスマナーの基本が知りたい学生は、「例文つき！就活メールのマナーを解説」の記事も参考にしてください。

ES作成のコツと注意点を相談する

自分の価値観とあった企業に出会える！26卒のスカウト登録はこちら

メールにエントリーシートを添付する際の注意点

ここでは、エントリーシートをメールに添付して提出する際の注意点をご紹介します。

社会人になってからもメールで書類を送付する機会は多いため、学生のうちから正しい方法を身に着けておきましょう。

ファイルはPDFにする

エントリーシートのファイルデータは、特に指定がなければPDF形式にするのが一般的。PDFにすることで、誤って相手が内容を編集してしまう事態を防ぐことができるからです。

一例として、WordfファイルをPDF形式で保存する方法を紹介します。

分かりやすいファイル名にする

エントリーシートをメールで提出する際、ファイル名は「エントリーシート_△△大学_就活花子」のように一目でわかるものにしましょう。

就活期間中は膨大な数のエントリーシートが採用担当者の元に届くため、ひと目で中身や誰のデータかを把握できるよう配慮してください。

添付漏れに気をつける

データの送付時にありがちなミスとして、添付漏れがあります。「本文の作成に気をとられて添付し忘れてしまった…」ということにならないよう、本文を書く前に添付しておくのがおすすめです。

万が一忘れてしまった場合は、先に送信したメールの件名はそのままに、冒頭に「再送信」と付け加え、添付し忘れのお詫びとともに再送しましょう。

エントリーシートの添付漏れで提出期限までに企業にエントリーシートが送付できないと、エントリーができなくなってしまうので注意してください。

ファイルにパスワードをつけるときは別途送付する

エントリーシートには個人情報が多く記載されています。そのため、セキュリティの不安がある場合は、ファイルにパスワードをつけておくと安心です。

ファイルにカギをかけた状態で提出する場合、エントリーシートを送るメールそのものにパスワードを書かないように注意しましょう。万が一、誤送信してしまったリスクを踏まえ、先にエントリーシートファイルを送り、その後にパスワード記載のメールを分けて送信すると間違いが少ないです。下記は、パスワードを付ける場合のメールの例文です。

企業向けメール作成の基本情報について知りたい学生は、「就活メールの書き方は？送る際の注意点」の記事も参考にしてください。

ES作成のコツと注意点を相談する

自分の価値観とあった企業に出会える！26卒のスカウト登録はこちら

エントリーシートをメールで送る際のマナー

ここでは、エントリーシートをメールで企業に提出する際に、就活生が知っておきたいビジネスメールのマナーを4つご紹介します。

誤字脱字がないか見直す

エントリーシートを送付する前に、本文に誤字・脱字がないかチェックしましょう。誤字脱字や変換ミスが多くあると、「仕事でもミスが多いのでは」と、マイナスの印象を与えてしまいます。

送信前に、必ず本文を読み直しましょう。また、エントリーシートの添付忘れがないか、提出期限に間に合っているかも確認してください。

企業の営業時間内に送る

企業にエントリーシートのメールを提出する際は、時間帯にも注意する必要があります。

深夜などの時間帯に送信すると「生活が不規則なのでは」「ビジネスマナーを守れていない」と思われる可能性があるので、企業の営業時間内に送るようにしてください。

どうしても営業時間内での送信が難しければ、送信予約などを活用するのがおすすめです。

メールを送付する時間については、「就活メールを送る時間は何時がベスト？マナーと例文まとめ」も参考にしてください。

正しい敬語を使う

エントリーシートをメールで提出する際は、社会人として正しい敬語が使われているかどうかも見られています。就活生が間違えやすい敬語の例として、下記の項目が挙げられるので参考にしてください。

会社に対する敬称は、メール（書き言葉）の際は「貴社」、対面・電話（話し言葉）の場合は「御社」にするということも覚えておきましょう。

敬語のビジネスマナーについては、「ビジネスメールで使ってもOK？おっしゃるとおりの意味」の記事を参考にしてください。

改行・段落分けで読みやすくする

読みやすいメールにするためには、レイアウトを工夫する必要があります。メールの本文は1行あたり30文字前後になるようにし、それよりも長くなるときは、キリのよいところで改行しましょう。

そのほか、段落分けは話の内容が変わるタイミングで行いますが、このとき直前の文から1行空けて書き始めるのがポイントです。

ES作成のコツと注意点を相談する

自分の価値観とあった企業に出会える！26卒のスカウト登録はこちら

企業からの受付完了メールが来た場合の返信

会社によっては、エントリーシートをメールで送った後に受付完了のお知らせが来ることもあります。返信は必須ではありませんが、自動受信メールでない限り、返信をした方が好印象につながります。

ここでは、返信メールの書き方のポイントとその例文をご紹介します。

用件は簡潔にまとめる

エントリーシートを送るときと同様に、用件は簡潔に伝えるのがポイント。長々と書いてしまうと「読み手の立場に立っていない」とネガティブな印象になることもあるので、「エントリーシート受付のご連絡ありがとうございました」のように感謝の気持ちを一文で表しましょう。

件名は編集しない

エントリーシート受信メールに返信する際、件名は変えずに送るのがマナーです。タイトルの文言や「Re：」をそのままにすることで、企業側は何のメールに対する返信なのかをひと目で把握することができます。また、メールは日を開けず、届いたらすぐに返信しましょう。

返信メールの例文

返信メールの書き方については、「メールの返信でお礼を伝えるには？マナーのある書き方をご紹介」も参考にしてください。

ES作成のコツと注意点を相談する

自分の価値観とあった企業に出会える！26卒のスカウト登録はこちら

メールが送れないときの対処法

エントリーシートをメールで提出する際、まれにエラーになってしまうときがあります。もし、エラーで送信できない場合は、まずメールアドレスが間違っていないかを確認しましょう。

多くの場合、メールアドレスをクリックすれば自動的にメーラーが立ち上がるためアドレスミスが起きることはないはず。しかし、立ち上がるものとは別のメーラーを使用し、手動でメールアドレスを入力する場合にはミスに気をつけましょう。

また、添付したエントリーシートの容量が大きすぎて、送信エラーになってしまうこともあります。その際は、添付データを圧縮したり、メールをテキスト形式にするなどして再度送信しましょう。

エントリーシートをメールで提出する際のトラブルを未然に防ぐために、「就活の応募メールのマナーは？記載内容や注意点を例文付きで解説」も参考にしてください。

ES作成のコツと注意点を相談する

自分の価値観とあった企業に出会える！26卒のスカウト登録はこちら

エントリーシートや企業とのメールで悩んでいるあなたへ

「企業とのメールのやりとりに不安がある」「エントリーシートに関してプロからの専門的なアドバイスが欲しい」と思っている方もいるのではないでしょうか。

エントリーシートは企業に対して第一印象を与える書類のため、うまく書けないと書類選考を通過できません。企業がエントリーシートから何を確認しているのか、どんな書き方をすればいいのかを把握することが大切。

また、メールのやり取りも基本的なマナーとして確認されています。基本ができていないと「採用後もマナー違反をするのでは」といった印象を与えてしまうため、気を配る必要があるでしょう。

エントリーシートの内容や書き方、企業とのメールのやり取りに不安を感じているなら、プロがサポートするキャリアチケットに相談してみませんか？

就活エージェントであるキャリアチケットでは、専任アドバイザーによる自己PR添削、面接対策など、ひとりひとりの悩みに合わせた丁寧なサポートを無料で行っています。

新卒や就活をはじめたばかりの方でも安心なので、困ったことがあったら一人で悩まず、まずは一度ご相談ください。

ES作成のコツと注意点を相談する

自分の価値観とあった企業に出会える！26卒のスカウト登録はこちら