エントリーシートをメールで送るにはどうする？マナーや例文を解説

「エントリーシートをメールで送る際のマナーは？」「どのような文章で送ればいい？」などと悩んでいる就活生も多いでしょう。メールはマナーを守ることで好印象を与えられるため、正しい送り方を学ぶことが大切です。

この記事では、エントリーシートをメールで送る際のマナーやメール例文を紹介します。最後まで読めばメールをどのように送ればよいかを理解でき、安心してエントリーシートを提出できるはずです。

ES作成のコツと注意点を相談する

 

自分の価値観とあった企業に出会える！27卒のスカウト登録はこちら

 

エントリーシートをメールで送る際の構成

エントリーシートをメールで送る際は、メールの本文に「宛先・宛名」を記載し、名乗ってから「用件」を手短に述べ、最後に締めの文を入れて「署名」を記載します。

下記でそれぞれのポイントを詳しく説明しているので、メールを送付する際に役立ててください。

件名

メールでエントリーシートを企業に送付する際は、「【エントリーシートの送付】（△△大学　就活花子）」のように件名に必ず用件と大学名、氏名を入れましょう。

企業には毎日多数のメールが届くので、件名のタイトルが不明瞭だとメールを開いてくれない可能性もあります。一目見てメールの内容が把握できることが大切です。

メールの件名については、「就活メールの件名の書き方を解説！【例文付き】」も参考にしてください。

宛先・宛名

宛先の企業名は「△△株式会社　人事部　△△様」のように正式名称で社名を書きましょう。「（株）」「「有）」のように、略称は使用しません。

担当者名は企業名から改行を行い、部署名とセットで記入してください。敬称は会社や部署宛なら「御中」、個人宛なら「様」を使用します。

もし、担当者名がわからない場合は、「採用ご担当者様」としてください。メールの敬称については、「メールで「御中」は使う？事務局や係宛てのときは？正しい書き方を解説」の記事で詳しく解説しています。

用件・本文

エントリーシートをメールで提出する際は、冒頭で「お世話になっております。△△大学△△学部△△学科の△△です」のように、本文に入る前に挨拶の一文を入れましょう。

用件は長くなりすぎず、簡潔にまとめるのがポイント。メールの最後は、「お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願い申し上げます」といった締めの文でまとめます。

エントリーシートの基本については、「エントリーシートとは？履歴書の違いや基本を押さえて選考を突破しよう」の記事で解説しているので、ご覧ください。

署名

締めの文の後に、氏名、大学名・学部名・学科名・学年、電話番号、メールアドレスを記載します。名前や学部名には、必要に応じてふりがなを振っておくと相手にも読みやすくなるでしょう。

本文と署名が区別しやすくなるよう、以下のように「-」（ハイフン）などを使って線を引くのもおすすめです。

メールでの署名をどのように書くかは、「就活メールに署名は必要？すぐに使えるテンプレや署名の入れ方をご紹介」の記事で詳しく解説しているので参考にしてください。

ES作成のコツと注意点を相談する

 

自分の価値観とあった企業に出会える！27卒のスカウト登録はこちら

 

エントリーシートをメールで送る際のポイント

ここでは、エントリーシートをメールに添付して提出する際の注意点をご紹介します。
社会人になってからもメールで書類を送付する機会は多いため、学生のうちから正しい方法を身に着けておきましょう。

ファイルはPDFにする

エントリーシートを送付する際は、PDF形式にして送るようにしましょう。PDFファイルにすることにより、エントリーシート作成で使用したソフトを持っていなくても相手が確認できるからです。

たとえば、WordfファイルをPDF形式で保存する場合は以下の手順で行います。

PDFファイルで送ることにより、エントリーシートの内容を誤って編集してしまう事態も防げるので覚えておきましょう。

わかりやすいファイル名にする

エントリーシートを送る際のファイル名は、内容が一目でわかるようにしましょう。「△△株式会社エントリーシート_△△大学_就活花子」のように、企業名と大学名、自分の名前を添えておくのがおすすめです。

採用担当者は多くのエントリーシートを受け付けており、ファイルの内容がわからないと確認に手間がかかってしまいます。相手への配慮やマナーとして、エントリーシートだとわかるファイル名にしましょう。

添付漏れに気をつける

データの送付時にありがちなミスとして、添付漏れがあります。「本文の作成に気をとられて添付し忘れてしまった…」ということにならないよう、本文を書く前に添付しておくのがおすすめです。

万が一忘れてしまった場合は、先に送信したメールの件名はそのままに、冒頭に「再送信」と付け加え、添付し忘れのお詫びとともに再送しましょう。

エントリーシートの添付漏れで提出期限までに企業にエントリーシートが送付できないと、エントリー自体ができなくなってしまうので注意してください。就活におけるエントリーの重要性については、「就活におけるエントリーとは？開始時期や応募数などを解説」の記事で解説しています。

ファイルにパスワードをつけるときは別途送付する

ファイルにパスワードをつけて送付する場合、パスワードは別のメールで送信しましょう。パスワードとファイルを同じメールで送信してしまうと、誤送信の場合にファイルを確認できてしまうからです。

先にエントリーシートを送付し、次のメールでパスワードを送るようにしましょう。パスワードを送る際の例文は、以下を参考にしてください。

送信できているか確認する

メールが送信できているか、必ず確認するようにしましょう。送信エラーやアドレス間違いにより、メールが届かないケースもあるためです。

自分の送信ボックスを確認すれば、メールが間違いなく遅れているかを確認できます。メールが届かないとエントリーシート提出にはならないため、必ず確認してください。

企業向けメール作成の基本情報について知りたい学生は、「誰も教えてくれない就活メールの基本！そのまま使えるパターン別例文をご紹介！」の記事も参考にしてください。

ES作成のコツと注意点を相談する

 

自分の価値観とあった企業に出会える！27卒のスカウト登録はこちら

 

エントリーシートをメールで送る際のマナー

ここでは、エントリーシートをメールで企業に提出する際に、就活生が知っておきたいビジネスメールのマナーを4つご紹介します。

誤字脱字がないか見直す

エントリーシートを送付する前に、本文に誤字・脱字がないかチェックしましょう。誤字脱字や変換ミスが多くあると、「仕事でもミスが多いのでは」と、マイナスの印象を与えてしまいます。

送信前に、必ず本文を読み直しましょう。また、エントリーシートの添付忘れがないか、提出期限に間に合っているかも確認してください。

企業の営業時間内に送る

企業にエントリーシートのメールを提出する際は、時間帯にも注意する必要があります。

深夜などの時間帯に送信すると「生活が不規則なのでは」「ビジネスマナーを守れていない」と思われる可能性があるので、企業の営業時間内に送るようにしてください。

どうしても営業時間内での送信が難しければ、送信予約などを活用するのがおすすめです。

メールを送付する時間については、「就活メールを送る時間は何時がベスト？マナーと例文まとめ」も参考にしてください。

正しい敬語を使う

エントリーシートをメールで提出する際は、社会人として正しい敬語が使われているかどうかも見られています。就活生が間違えやすい敬語の例として、下記の項目が挙げられるので参考にしてください。

会社に対する敬称は、メール（書き言葉）の際は「貴社」、対面・電話（話し言葉）の場合は「御社」にするということも覚えておきましょう。

敬語のビジネスマナーについては、「ビジネスメールで使ってもOK？おっしゃるとおりの意味」の記事を参考にしてください。

改行・段落分けで読みやすくする

読みやすいメールにするためには、レイアウトを工夫する必要があります。メールの本文は1行あたり30文字前後になるようにし、それよりも長くなるときは、キリのよいところで改行しましょう。

そのほか、段落分けは話の内容が変わるタイミングで行いますが、このとき直前の文から1行空けて書き始めるのがポイントです。

ES提出期限のギリギリにメールを送らない

エントリーシートを提出期限ギリギリに送るのは避けましょう。送信エラーなどのミスがあった場合に、提出が間に合わなくなるためです。

提出するタイミングは、遅くても提出期限の二日前が目安。余裕をもって送っておけば、間違えてしまった場合でも訂正のメールを送ることができます。

就活では、エントリーシートの提出以外にもやることが多くあります。「就活のやり方を徹底解説！基本的な進め方やスケジュールをご紹介」の記事で全体像を確認しておきましょう。

ES作成のコツと注意点を相談する

 

自分の価値観とあった企業に出会える！27卒のスカウト登録はこちら

 

エントリーシートをメールで送れないときの対処法

エントリーシートをメールで提出する際、まれにエラーになってしまうときがあります。もし、エラーで送信できない場合は、まずメールアドレスが間違っていないかを確認しましょう。

メールアドレスが間違っているか心配な場合は、企業の募集要項などからコピーするのがおすすめです。手入力だと間違いが起きやすいので気をつけてください。

また、添付したエントリーシートの容量が大きすぎて、送信エラーになってしまうこともあります。その際は、添付データを圧縮したり、メールをテキスト形式にするなどして再度送信しましょう。

エントリーシートをメールで提出する際のトラブルを未然に防ぐために、「就活の応募メールのマナーは？記載内容や注意点を例文付きで解説」も参考にしてください。

ES作成のコツと注意点を相談する

 

自分の価値観とあった企業に出会える！27卒のスカウト登録はこちら

 

エントリーシートを初めてメールで送る際の例文

エントリーシートを初めてメールで送る際の例文を紹介します。

エントリーシートを送付したあとに、受け付けた旨の連絡が来る場合もあります。お礼メールの書き方は「就活でどんな時にお礼メールは必要？例文でシーン別に解説」の記事で解説しているので参考にしてください。

ES作成のコツと注意点を相談する

 

自分の価値観とあった企業に出会える！27卒のスカウト登録はこちら

 

エントリーシートのメールに返信が来た場合のマナー

エントリーシートを送付したあとに返信が来た場合、基本的には返信するようにしましょう。メールを返信する際のマナーを解説するので参考にしてください。

自動返信メール以外は返信する

エントリーシート送付後に企業から返信が来た場合、自動返信メール以外は返信しましょう。就活では学生側でメールを終えるのがマナーとされています。

ただし、「返信不要です」と記載された場合は、返信する必要がありません。相手の返信内容を確認して、適切に対応するようにしてください。

「どこまで返信すればいい？」と悩むケースについては、「ビジネスメールの返信はどこまで続ける？就活でのマナーや対応を解説」の記事で詳しく解説しています。

件名は編集しない

メール返信を行う場合、件名は変更せずにそのまま返信しましょう。件名を変えずに残すことで、担当者がどのような内容のメールかを判断しやすくなるからです。

返信時に残る「Re：」もそのままにしておきましょう。「Re：」があることで、返信メールであることをすぐに理解できるためです。また、メールが届いたら日を開けずに、すぐに返信するようにしてください。

エントリーシートのメールに返信が来た場合のお礼メール例文

エントリーシートのメールに返信が来た場合の、お礼メールの例文を紹介します。

ES作成のコツと注意点を相談する

 

自分の価値観とあった企業に出会える！27卒のスカウト登録はこちら

 

エントリーシートや企業とのメールで悩んでいるあなたへ

「企業とのメールのやりとりに不安がある」「エントリーシートに関してプロからの専門的なアドバイスが欲しい」と思っている方もいるのではないでしょうか。

エントリーシートは企業に対して第一印象を与える書類のため、うまく書けないと書類選考を通過できません。企業がエントリーシートから何を確認しているのか、どんな書き方をすればいいのかを把握することが大切。

また、メールのやり取りも基本的なマナーとして確認されています。基本ができていないと「採用後もマナー違反をするのでは」といった印象を与えてしまうため、気を配る必要があるでしょう。

エントリーシートの内容や書き方、企業とのメールのやり取りに不安を感じているなら、プロがサポートするキャリアチケットに相談してみませんか？

就職エージェントであるキャリアチケットでは、専任アドバイザーによる自己PR添削、面接対策など、ひとりひとりの悩みに合わせた丁寧なサポートを無料で行っています。

新卒や就活をはじめたばかりの方でも安心なので、困ったことがあったら一人で悩まず、まずは一度ご相談ください。

ES作成のコツと注意点を相談する

 

自分の価値観とあった企業に出会える！27卒のスカウト登録はこちら